Reglementen

Huisregels 
1. Hygiëne en een schone omgeving zijn belangrijk in onze praktijk. Wij verwachten dat u daaraan meewerkt. 
2. Neem tijdens behandelprogramma’s uw eigen handdoek mee en gebruik in de oefenzaal geschikte kleding en schoeisel.
3. Voor het zoekraken van uw eigendommen zijn wij niet aansprakelijk.
4. Wij zijn dagelijks bezig met kwaliteit en de optimalisering daarvan. Daarom vragen wij uw medewerking voor het cliënttevredenheidsonderzoek.
5. Wij staan open voor verbetering. Heeft u tips? Meld deze bij uw therapeut of op het daarvoor bestemde formulier.

Niet nagekomen afspraak
U kunt uw afspraak tot 24 uur van tevoren kosteloos verplaatsen of afzeggen. Afspraken op maandag dienen vóór vrijdag 17.00 uur verplaatst of afgezegd te worden. Wanneer u uw afspraak niet tijdig afzegt, moeten wij deze bij u in rekening brengen. Een te laat geannuleerde afspraak wordt niet door uw verzekeraar vergoed. In dit geval moeten wij het particuliere tarief voor een niet nagekomen afspraak in rekening brengen. Als een afspraak niet wordt nagekomen, dan betaalt u 75% van het tarief van de behandeling. Deze kosten omvatten onder andere de minimale voorbereidingstijd van uw behandelaar en de gereserveerde tijd. 

Behandelprotocol 
Onderstaand protocol bewaakt de kwaliteit en het objectief vastleggen van het effect van de behandeling. Dit protocol is randvoorwaardelijk voor een doelmatige en doeltreffende behandeling. Daarnaast voldoen wij door dit protocol aan de voorwaarden die uw verzekeraar aan ons stelt.

Eerste afspraak 
U ontvangt na het maken van de eerste afspraak een bevestigingsmail. Bij de intake neemt u mee:  

1. Identificatiebewijs (ID-kaart, paspoort of rijbewijs): laat dit registreren bij de eerste behandeling. Dit is mogelijk bij de balie van de praktijk of bij uw therapeut. 
2. Indien nodig een verwijsbrief van de arts of specialist. 
3. Handdoek, ook bij volgende afspraken.  

Laatste afspraak 
De laatste behandeling bestaat altijd uit een outtake. Deze laatste behandeling moet ten alle tijde plaats vinden. Dan worden de verplichte vragenlijsten afgenomen, uw dossier afgerond en een rapport naar de huisarts en verwijzer verstuurd. Indien de laatste afspraak door u wordt afgemeld, zal er een belafspraak plaatsvinden om de benodigde gegevens compleet te krijgen en het dossier af te sluiten. Dit wordt mogelijk gerekend als een reguliere behandeling. Als uw aanvullende verzekering de laatste behandeling (de outtake) niet vergoed, zal deze in rekening worden gebracht.  

Overige regels 

1. De openingstijden van al onze locaties staan vermeld op onze website. 

2. De praktijk is telefonisch bereikbaar op het nummer 038 465 40 00. Daarnaast zijn wij ook te bereiken via info@ergozwolle.nl. Wij nemen binnen 48 uur contact met u op. 

3. ErgoZwolle heeft met alle zorgverzekeraars zorgovereenkomsten afgesloten. Ergotherapie is basisverzekerde zorg. Uw eigen risico wordt aangesproken. Voor meer informatie over vergoeding van ergotherapie adviseren wij om hiernaar te informeren bij uw zorgverzekeraar. Indien u niet of onvoldoende verzekerd bent voor therapie is dit uw eigen verantwoordelijkheid, u ontvangt in dit geval een particuliere nota van ErgoZwolle.

4. ErgoZwolle kan niet aansprakelijk worden gesteld voor het versturen van particuliere nota’s.

5. ErgoZwolle hanteert de tarieven die met uw zorgverzekeraar zijn overeengekomen. Indien u niet verzekerd bent bij een Nederlandse zorgverzekeraar, of wanneer u geen behandelingen meer vergoed krijgt vanuit de basisverzekering of aanvullende verzekering, zijn de particuliere tarieven van toepassing. Het is mogelijk dat het bedrag van uw zorgverzekeraar verschilt met het bedrag wat hier genoemd wordt. 

6. U kunt uw afspraak tot 24 uur van tevoren kosteloos verplaatsen of afzeggen. Afspraken op maandag dienen vóór vrijdag 17.00 uur verplaatst of afgezegd te worden. Wanneer u uw afspraak niet tijdig afzegt, moeten wij deze bij u in rekening brengen. Een te laat geannuleerde afspraak wordt niet door uw verzekeraar vergoed. In dit geval moeten wij het particuliere tarief voor een niet nagekomen afspraak in rekening brengen. Als een afspraak niet wordt nagekomen, dan betaalt u 75% van het tarief van de behandeling. Deze kosten omvatten onder andere de minimale voorbereidingstijd van uw behandelaar en de gereserveerde tijd. Echter, bent u ziek en hebt u op die dag een afspraak gepland staan? Dan kunt u tussen 8:00 – 8:30 de afspraak nog kosteloos annuleren.

7. Om uw behandeling(en) te kunnen declareren bij uw zorgverzekeraar, kunt u niet op dezelfde dag door een andere therapeut behandeld worden. 

8. Bij (langdurige) ziekte of vakantie van een therapeut zorgen wij, met uw goedkeuring en beschikbaarheid van een vervangende therapeut, ervoor dat de behandeling wordt overgenomen. Op deze manier ondervindt u geen vertraging van uw behandelproces.

9. De ergotherapeut is direct toegankelijk voor een screening en aanvullend beleid, dit betekent dat een verwijzing van een huisarts of specialist niet noodzakelijk is.  

10. ErgoZwolle is niet verantwoordelijk voor diefstal van of schade aan uw eigendommen binnen of buiten de praktijklocatie.  

11. ErgoZwolle aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor persoonlijk letsel van patiënten die zich niet aan de instructies van de therapeuten hebben gehouden.  

12. Indien u niet gereanimeerd wilt worden, bent u zelf verantwoordelijk voor een niet-reanimeren verklaring.  

13. U dient uw fiets, auto of andersoortig vervoermiddel zodanig te parkeren dat de vrije toegang tot ons centrum gewaarborgd blijft.  

14. In geval van calamiteiten dient u de aanwijzingen van het personeel of de hiertoe bevoegde instantie (brandweer, politie) op te volgen.  

15. ErgoZwolle streeft naar een zo hoog mogelijke kwaliteit van zorg. Hiervoor maken wij gebruik van een anonieme online enquête. Deze ontvangt u via een e-mail. Wij rekenen op uw medewerking. Wilt u hier niet aan deelnemen dan dient u dit aan te geven bij uw therapeut.

Klachten 

Als zorgaanbieder willen we, indien een cliënt een klacht indient, hier uiterst zorgvuldig mee omgaan. Een klacht kan een belangrijk signaal zijn. ErgoZwolle wil adequaat omgaan met klachten zodat de organisatie de kans krijgt om het vertrouwen van de cliënt te behouden of te herstellen. Bovendien kan van klachten geleerd worden en kunnen ze aanleiding zijn om maatregelen te treffen, waardoor voorkomen wordt dat een zelfde klacht zich in de toekomst opnieuw voordoet. ErgoZwolle heeft daarom een klachtenregeling opgesteld.

U mag erop rekenen dat elke therapeut van ErgoZwolle zijn vak zo goed mogelijk uitoefent. Heeft u toch klachten over de behandeling of de manier waarop uw therapeut met u omgaat, dan is het goed om dat kenbaar te maken. Voor uzelf, voor andere cliënten en voor de kwaliteit van de therapie. Bespreek de klacht eerst met uw behandelend therapeut en/of het management van ErgoZwolle. In het uiterste geval kunt u een bemiddelingsgesprek aanvragen via de klachtenregeling van Ergotherapie Nederland.

Levert een gesprek of een bemiddelingsgesprek niet het gewenste resultaat op, dan kunt u gebruikmaken van een klachtenprocedure via Het Regionaal Tuchtcollege van de overheid.

Als het management en de klager niet tot overeenstemming of indien u wenst zonder tussenkomst van ErgoZwolle een klacht/geschil te melden, dan kunt u een klacht/geschil indienen bij het Klachtenregister Paramedici van Ergotherapie Nederland.

ErgoZwolle stelt het op prijs als u (bijna-)calamiteiten of situaties waarin u zich, om welke reden dan ook, niet prettig hebt gevoeld, meldt aan het management. Meer informatie, of een verzoek voor een persoonlijk gesprek, kunt u regelen aan de balie. Klachten, ideeën of verbetertips kunnen worden doorgegeven via info@ergozwolle.nl. Klachten worden afgehandeld conform de door de branche opgestelde reglementen en voorwaarden.

Indienen klachten 

Het indienen van een klacht kunt u als volgt doen:

– Bij de behandelend zorgverlener, het secretariaat of de leidinggevende van ErgoZwolle

– Mondeling, via mail naar info@ergozwolle.nl of het cliënttevredenheidsonderzoek via Qualiview

Als een klacht anoniem wordt ingediend, kan ErgoZwolle hierop niet adequaat reageren. 

Indien een klacht* wordt gemeld vult de betreffende medewerker of de leidinggevende die de klacht ontvangt hiervoor een verbeterformulier in. Tevens wordt er een melding gemaakt naar de praktijkeigenaren in het MT. Op basis van de melding wordt in overleg met de leidinggevende bepaald wie de klacht gaat afhandelen en op welke manier. Indien dit niet direct is te bepalen, wordt, al of niet in overleg met de cliënt, bepaald of de klacht gegrond was. De leidinggevende noteert de afhandeling van de klacht en draagt zorg voor het zo snel mogelijk verhelpen c.q. bespreken van het probleem.

Als de leidinggevende en de klager niet tot overeenstemming of indien u wenst zonder tussenkomst van ErgoZwolle een klacht/geschil te melden, dan kunt u een klacht/geschil indienen bij het Klachtenregister Paramedici:

Klachtenloket Paramedici

Maliesingel 39

3581 BK Utrecht

T 030 310 09 29

E info@klachtenloketparamedici.nl

De procedure is hier vindbaar. 

* Onder klacht wordt verstaan: “Elke uiting van ontevredenheid van de klant”.

Actuele zaken en veranderingen
Voor de meest actuele zaken en veranderingen verwijzen wij u naar onze website.

ErgoZwolle werkt met een privacyreglement, dit betekent dat uw gegevens uitsluitend door medewerkers worden vastgelegd en bewaard volgens de wet van AVG (Algemeen Verordening Gegevensbescherming). Dit privacyreglement vindt u hier:

1. Iedere locatie beschikt altijd over een afgesloten behandelruimte.  

2. U geeft toestemming voor het anoniem aanleveren van uw gegevens. Dit is in het geval wanneer gegevens naar de verzekering verstuurd moeten worden. Wanneer u dit niet wilt, kunt u dit kenbaar maken bij de betreffende therapeut.  

3. Wij bieden studenten van de opleiding ergotherapie de mogelijkheid om stage bij ons te lopen. Het kan voorkomen dat er tijdens de behandeling een stagiaire meekijkt of een (deel) van de behandeling uitvoert. Dit gebeurt uitsluitend met uw goedkeuring.

4. U heeft het recht op inzage van uw dossier. Indien u uw gegevens op wilt vragen, kunt u een schriftelijk verzoek indienen met de volgende gegevens: 

• Naam en voorletters, geboortedatum, adres, postcode en woonplaats, telefoon en e-mailadres;  
• De vestiging en periode van uw behandeling, de behandelend therapeut;  
• Indien het verzoek bepaalde gegevens betreft: een duidelijke vermelding welke gegevens het betreffen;  
• Ondertekening patiënt/aanvrager: plaats, datum en handtekening.  

U stuurt bovenstaande gegevens samen met een kopie van uw geldige legitimatiebewijs op naar info@ergozwolle.nl. ErgoZwolle zal binnen een redelijke termijn schriftelijk antwoord te geven. Rapportages voor bedrijfsartsen, arbodiensten, letselschadeadvocaten dienen, met uw schriftelijke toestemming, te worden aangevraagd (wij reageren binnen een redelijke termijn conform de geldende procedure en kosten).

6. Voor het privacyreglement verwijzen we u naar onze website. WBGO: Praktijk en therapeut handelen conform de Wet Geneeskundige Behandel Overeenkomst.

Privacybeleid
ErgoZwolle hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacy beleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. 

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. ErgoZwolle houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval: 

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacybeleid; 
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt; 
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens; 
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen, zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is; 
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt; 
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Betalingsvoorwaarden

Deze betalingsvoorwaarden maken onderdeel uit van de behandelingsovereenkomsten tussen u als cliënt en de ergotherapeut. Deze betalingsvoorwaarden worden vóór of bij het sluiten van de behandelingsovereenkomst aan de cliënt of zijn wettelijke vertegenwoordiger gegeven.

De declaraties van de ergotherapeut voor honoraria, kosten, vergoedingen en leveringen, dienen binnen dertig dagen na factuurdatum te worden voldaan. Blijft betaling binnen de genoemde termijn uit, dan verkeert de cliënt in verzuim met ingang van de eenendertigste dag na de factuurdatum.

Indien door de cliënt een machtiging is verleend tot bank- of giro incasso dan wel een ondertekende acceptgirobetalingsopdracht is afgegeven aan de ergotherapeut, dan wordt hierop of omstreeks de twintigste dag na factuurdatum gebruik van gemaakt. Wordt de betaling niet binnen tien dagen daarna ontvangen, dan verkeert de cliënt in verzuim met ingang van de elfde dag nadat tevergeefs gebruik is gemaakt van de bank- of giro incasso, dan wel van de acceptgirobetalingsopdracht.

Zodra de cliënt in verzuim verkeert, is de ergotherapeut gerechtigd over de verschuldigde hoofdsom of over het restant daarvan de wettelijke rente in rekening te brengen. Telkens wordt na afloop van een jaar het bedrag waarover deze rente wordt berekend, vermeerderd met de over dat jaar verschuldigde rente.